Apartman ve Site Yönetim Toplantıları: Bilmeniz Gereken Her Şey (2026 Rehberi)

Apartman ve site yaşamının sorunsuz işlemesinde, kat malikleri arasındaki düzenli ve etkili iletişim kritik öneme sahiptir. Bu kapsamda, Kat Mülkiyeti Kanunu'nda belirtilen usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilen yönetim toplantıları, ortak yaşam alanlarının yönetimi ve kararların alınması açısından hayati bir rol oynamaktadır. Bu rehber, 2026 yılı itibarıyla yürürlükte olan düzenlemeler çerçevesinde, bu toplantılara katılım, oy kullanma hakkı, karar alma süreçleri ve diğer önemli detayları sizler için derlemektedir.

Oy Hakları ve Vekalet Durumu

Her kat malikinin, sahip olduğu arsa payı oranından bağımsız olarak, bir oy hakkı bulunmaktadır. Birden fazla bağımsız bölümü bulunan kat malikleri ise, her bir bağımsız bölüm için ayrı bir oy hakkına sahip olurlar. Ancak bu durumun bir sınırı vardır: Bir kat malikinin sahip olduğu toplam oy sayısı, genel kurulda mevcut olan toplam oyların üçte birini aşamaz. Eğer bir bağımsız bölümün birden fazla sahibi varsa, bu sahiplerden yalnızca biri yetkili vekil olarak toplantıda temsil hakkına sahip olacaktır. Vekaletnamelerle ilgili olarak önemli bir kural da şudur: Hiçbir kişi, toplam oyların %5'inden daha fazlasını kullanmak üzere vekil olamaz. Bununla birlikte, 40 veya daha az bağımsız bölümden oluşan taşınmazlarda, bir kişi en fazla iki kat malikine vekaleten temsilci olarak katılım sağlayabilir.

Toplantı Zamanlaması ve Çağrı Süreçleri

Kat malikleri kurulu, yasal gereklilik gereği yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Eğer yönetim planında toplantı için belirli bir takvim öngörülmemişse, bu toplantılar her takvim yılının Ocak ayı içerisinde gerçekleştirilmelidir. Olağanüstü durumlarda veya acil bir ihtiyaç söz konusu olduğunda, yönetici, denetçi veya kat maliklerinin en az üçte birinin talebi üzerine, olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilmektedir. Toplantı çağrısı, ilgili tüm kat maliklerine en az 15 gün öncesinden imzalı olarak veya taahhütlü mektupla bildirilmelidir. İlk toplantı çağrısında gerekli katılım sağlanamazsa, ikinci bir toplantının tarihi ve yeri belirlenerek katılımcılara duyurulmalıdır.

Yeter Sayı ve Karar Alma Mekanizmaları

Kat malikleri kurulu toplantılarının geçerli olabilmesi için, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının toplantıda hazır bulunması gerekmektedir. Bu yeter sayıya ulaşıldığında, alınan kararlar oy çokluğu ile belirlenir. İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantı için belirli bir süre öngörülmüştür: Bu süre, ilk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az 7 gün, en fazla ise 15 gün olmalıdır. İkinci toplantıda ise karar yeter sayısı, toplantıya katılanların salt çoğunluğu olarak belirlenir.

Yönetici Ataması ve İşletme Projesi

Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan binalarda yönetici atanması yasal bir zorunluluktur. Yönetici, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile atanır. Her yıl gerçekleştirilen olağan toplantılarda yönetici yeniden seçilebilir. Eğer kat malikleri arasında bir yönetici seçimi gerçekleşmezse, sulh mahkemesi, kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine resen bir yönetici atar. Atanan yönetici, görevine başladıktan sonra haklı bir sebep olmadıkça ilk altı ay içerisinde değiştirilemez. Ancak, geçerli bir haklı sebep mevcut ise, mahkeme kararıyla görevden alınabilir. Gayrimenkulün bir yıllık gelir ve giderlerini tahmini olarak belirleyen işletme projesi, her kat malikine düşen gider payını ve muhtemel giderler için gerekli aidat tutarını içerir. İşletme projesinin duyurulmasından itibaren yedi gün içinde itiraz hakkı bulunmaktadır. İtiraz olması durumunda, proje kat malikleri kurulunda yeniden değerlendirilir ve gerekirse revize edilir.

Kararların Kaydı ve İtiraz Süreçleri

Kat malikleri kurulu tarafından alınan tüm kararlar, noter tasdikli bir karar defterine eksiksiz bir şekilde kaydedilir ve toplantıya katılan tüm kat malikleri tarafından imzalanır. Karşı oy kullanan kat malikleri, gerekçelerini belirterek imzalarını atabilirler. Karar defterinde yer alan bu kayıtlar, ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözümünde temel teşkil eder. Kat malikleri kurulu kararlarına itiraz hakkı da mevcuttur. Karşı oy kullananlar için itiraz süresi, karar tarihinden itibaren bir aydır. Toplantıya katılmamış olan kat malikleri ise, karardan haberdar oldukları tarihten itibaren bir ay içerisinde itirazda bulunabilirler. Her durumda, itiraz hakkı için genel bir süre sınırı da bulunmaktadır: Bu süre, karar tarihinden itibaren altı aydır. Eğer alınan karar yok hükmünde veya mutlak butlanla geçersiz sayılırsa, herhangi bir süre koşulu aranmaksızın itiraz edilebilir. Bu tür itiraz davaları, gayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesinde açılmaktadır.