Apartman Yönetiminde Karar Defteri: Bilgisayar mı, El Yazısı mı? Hukuki Detaylar

Apartman Yönetiminde Karar Defteri: Bilgisayar mı, El Yazısı mı? Hukuki Detaylar

Kat mülkiyeti hukuku kapsamında apartman yönetiminde kararların alınması ve kayıt altına alınması, sürecin sağlıklı işlemesi açısından büyük önem taşır. Bu noktada sıklıkla merak edilen bir konu, karar defterine kayıtların nasıl tutulması gerektiğidir. Gayrimenkul hukuku alanında, bu konudaki bazı yaygın yanılgıları gidermek ve yöneticilere yol göstermek amacıyla önemli detayları sizin için derledik.

Kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda, apartman yönetim kurulu veya genel kurul tarafından alınan kararların ve denetçi raporlarının karar defterine kaydedilmesi esastır. Ancak bu kayıtların illa ki el yazısıyla yapılması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Günümüz teknolojisiyle birlikte, kararlar bilgisayar ortamında hazırlanabilir ve sonrasında yazıcıdan çıktı alınarak deftere işlenebilir. Bu noktadaki kritik ayrım, kullanılan malzemenin türünden ziyade, belgenin geçerliliğini sağlayan unsurlarda yatmaktadır. Bir kararın hukuki geçerlilik kazanabilmesi için en önemli unsur, kağıt üzerindeki ıslak imzalardır.

Yönetim süreçlerinde zaman zaman karşılaşılan zorluklardan biri, eski yönetici tarafından karar defterinin teslim edilmemesi gibi durumlar olabilir. Böyle kritik anlarda, yargı kararları yol gösterici bir nitelik taşır. Eğer resmi bir karar defteri mevcut değilse, alınan kararların düz bir kağıda yazılarak tüm ilgili kişilerce imzalanması ve daha sonra bir defter temin edildiğinde bu belgelerin deftere zımbalanması veya yapıştırılması hukuken geçerli kabul edilmektedir. Dolayısıyla, "defterimiz yok, bu nedenle yeni bir karar alamıyoruz" gibi bahaneler, acil yönetim gerektiren durumlar için hukuki bir dayanak oluşturmayacaktır.

Apartman yönetiminde sıkça rastlanan bir usul hatası da, genel kurul kararlarının sadece divan heyeti tarafından imzalanmasıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) ilgili maddeleri bu konuda oldukça nettir ve herhangi bir tereddüde mahal bırakmaz. Kanun'un amir hükmü şu şekildedir:

• •Kat malikleri kurulu kararları, toplantıya katılan tüm kat maliklerince imzalanır.
• •Alınan karara karşı oy kullanan kat malikleri ise, karşı oy gerekçelerini belirterek imzalarını atarlar.

Eğer kararlar sadece divan heyeti tarafından imzalanırsa, bu durum muhalif kat maliklerinin itiraz gerekçelerini belirtme haklarını kısıtlamış olur. Bu türden bir usul eksikliği, ilerleyen süreçte alınan kararların iptaline dahi yol açabilecek ciddi bir hukuki problem teşkil edebilir.